Îți cere contabilul bonuri de consum pentru materialele folosite în producție sau pe șantier și nu înțelegi de ce nu ajunge factura? Bonul de consum leagă stocurile de cheltuieli și te apără la control. Vezi ce înseamnă, ce trebuie să conțină și cum se înregistrează eliberarea materialelor.

Ce înseamnă, de fapt, acest document în firmă

În teorie, bonul de consum este un document intern prin care scoți materiale din gestiune și le treci pe cheltuieli. În practică, e hârtia sau formularul din soft care explică unde au dispărut sacii de ciment, tonerul, materialele sanitare sau cablurile din depozit.

Factura de la furnizor arată doar că ai cumpărat ceva și ai intrat în posesia bunurilor. Fără un document de ieșire, contabilitatea nu are cum să justifice de ce stocul a scăzut și de ce apar cheltuieli în conturile de producție sau de materiale consumabile.

La multe firme mici, bonul de consum e tratat ca un moft al contabilului. Până vine primul control și inspectorul întreabă, foarte simplu: unde sunt materialele din stoc, cum justifici diferențele și ce dovezi ai că s-au folosit pentru activitatea firmei, nu „au dispărut”.

Cum arată în practică și ce trebuie să conțină

Ca să fie acceptat la control, documentul trebuie să se vadă că este un document primar de gestiune, nu o foaie scrisă la întâmplare. Formatul exact poate varia, mai ales dacă lucrezi cu un soft de gestiune, dar anumite informații apar de regulă peste tot.

De obicei, bonul se întocmește de magazioner sau de responsabilul de gestiune, la cererea unui șef de secție sau a administratorului. Într-o firmă mică, aceeași persoană le face pe toate trei, dar traseul trebuie să rămână clar: cine cere, cine dă, cine răspunde.

Elementele pe care le vezi aproape mereu pe un astfel de document sunt:

  • denumirea firmei și a gestiunii (depozit, magazie, punct de lucru)
  • numărul și data documentului
  • destinația materialelor (lucrare, proiect, secție, mașină, client)
  • denumirea materialelor, unitate de măsură, cantitate, eventual preț unitar
  • semnăturile: cel care cere, cel care eliberează, persoana care aprobă

Într-un atelier de mobilă, de exemplu, bonul va menționa clar: „materiale pentru comanda X: PAL, balamale, șuruburi, adeziv”. Într-o clinică stomatologică, poate fi întocmit pe fiecare cabinet sau tip de intervenție, astfel încât materialele consumabile să fie legate de activitatea medicală.

Dacă lucrezi cu sisteme informatice de gestiune, multe din câmpuri se completează automat. Contează însă ca procesul să fie respectat: nu ajută un soft scump, dacă oamenii din depozit dau marfa „pe caiet” și documentul oficial se face o dată pe lună, din amintiri.

Cum se înregistrează eliberarea materialelor în contabilitate

Din punct de vedere contabil, bonul de consum este justificarea pentru mutarea valorii materialelor din conturile de stocuri în conturile de cheltuieli. Fără el, contabilul nu are suport pentru descărcarea gestiunii.

În multe firme, schema arată cam așa: materiile prime ies din contul 301 – Materii prime în contul 601 – Cheltuieli cu materiile prime, iar materialele consumabile ies din 302 în 602 (cheltuieli cu materialele consumabile). Bonul stă la bază pentru această înregistrare.

În producție, lucrurile pot fi mai nuanțate. Materialele nu merg direct în cheltuieli, ci în costul de producție al unui produs sau serviciu. Chiar și atunci, documentul este reperul pe care îl folosește contabilitatea ca să aloce costurile pe comenzi, proiecte sau centre de cost.

La firmele care descarcă stocurile la preț de achiziție mediu ponderat sau FIFO, sistemul de gestiune calculează valoarea materialelor ieșite. Tu vezi doar cantitățile pe bon, iar softul traduce totul în lei, pe baza stocurilor existente la momentul eliberării.

În practică, procedura arată, de regulă, așa:

  • responsabilul de gestiune întocmește bonul și îl semnează cu solicitantul
  • documentul ajunge la contabilitate, fizic sau prin soft
  • contabilul verifică încadrările de materiale și destinația
  • se fac înregistrările contabile de descărcare a stocurilor

Schema exactă de conturi și momentul în care se descarcă stocurile depind de profilul firmei și de politica contabilă. Aici e terenul contabilului sau al responsabilului financiar, nu al antreprenorului, dar fără document nu are ce politică să aplice.

Ce faci la firme mici și PFA care nu au depozit „serios”

Multe PFA-uri sau SRL-uri cu 1-2 oameni nu au un depozit în sens clasic, cu magazioner și rafturi etichetate. Materialele stau în mașină, într-un dulap la birou sau într-un colț al atelierului. Asta nu înseamnă că nu există gestiune și nici documente de ieșire.

În astfel de cazuri, se întâmplă des ca administratorul să fie și responsabil de gestiune, și cel care folosește materialele la lucrări. Bonul de consum rămâne însă util: în loc de gestiuni și secții, vei trece lucrări, clienți sau perioade de timp.

De exemplu, o firmă mică de amenajări poate face câte un document la fiecare lucrare terminată, în care adună materialele folosite: glet, vopsea, dibluri, plăci de rigips. În contabilitate, acele materiale vor fi trecute pe cheltuielile acelei lucrări, nu lăsate generic „pe firmă”.

La PFA pe normă de venit, discuția este alta, pentru că impozitul nu se calculează pe cheltuieli reale. Totuși, și aici, atunci când există stocuri și marfă, documentele de gestiune ajută la evidență și la relația cu ANAF, mai ales dacă se schimbă în timp modul de impozitare.

Ce greșeli apar cel mai des și unde se rup lucrurile

Ce vedem la multe firme este că documentele de gestiune sunt lăsate „pentru la final de lună”. Materialele pleacă din depozit pe bază de telefon sau de înțelegere verbală, iar bonul se face când își aduce cineva aminte. Atunci apar diferențele de stoc și discuțiile la inventar.

O altă greșeală este completarea vagă: „materiale” sau „consumabile” pe un singur rând, fără detaliu. Pe moment pare mai simplu, dar când încerci să legi costurile de o lucrare concretă, nu mai știi ce ai folosit unde, iar marja reală pe proiect devine o ghicitoare.

Mai sunt și firme care dau același bon de consum la două gestiuni sau două puncte de lucru, doar ca să „iasă stocul”. La un control, genul acesta de improvizații se vede imediat: lipsesc corelațiile între cantități, locații și activitatea declarată.

Nu în ultimul rând, se omit semnăturile sau aprobările. Faptul că e document intern nu înseamnă că poate circula oricum. Inspectorii se uită la cine răspunde de gestiune și cine a decis consumul. Lipsa semnăturilor ridică întrebări la orice verificare serioasă.

Întrebări frecvente

Este obligatoriu bonul de consum pentru toate firmele?

Reglementările cer documente justificative pentru ieșirea materialelor din gestiune. Formatul concret depinde de politicile interne și soft, dar trebuie să existe o dovadă clară a consumului, verificată împreună cu contabilul.

Se poate ține bonul de consum doar în format electronic?

Da, dacă folosești un sistem informatic care permite emiterea, stocarea și listarea documentelor la nevoie. Important este să poți prezenta documentele la control și să fie clare datele de identificare și aprobările interne.

Cât timp trebuie păstrate aceste documente?

Documentele justificative se păstrează, de regulă, pe perioada prevăzută pentru arhivarea actelor contabile și fiscale în vigoare. Verifică termenul actual la contabil sau direct la ANAF, pentru situația firmei tale.

Dacă te uiți la bonurile de consum nu ca la „niște hârtii”, ci ca la oglinda felului în care curg materialele prin firmă, o să vezi rapid unde se scurg bani și unde lipsesc reguli. Iar o gestiune pusă la punct înseamnă mai puține discuții la control și mai multă claritate în propriile cifre.

Acest articol are rol informativ și nu constituie consultanță fiscală, contabilă sau juridică. Pentru procedurile și înregistrările concrete din firma ta, discută cu un contabil sau cu un consultant fiscal.