De câte ori ai schimbat prețul unui produs fără să fii sigur cât te costă, de fapt, să îl faci? În spatele oricărei oferte stă costul de producție, iar dacă îl calculezi „din ochi”, riști să vinzi în pierdere. Explicăm pe românește ce înseamnă, ce cheltuieli intră și cum îl poți urmări în firmă.

Ce înseamnă în practică costul de producție

În teorie, costul de producție este suma cheltuielilor pe care firma ta le face ca să aducă un produs în stadiul de „gata de vânzare”, în depozit. În practică, aici se încurcă multe firme: amestecă toate cheltuielile și nu mai știu cât le costă un produs, ci doar cât cheltuie firma pe lună.

Gândește-te la un atelier de mobilă. Pentru un dulap, ai lemnul, accesoriile, orele de lucru ale tâmplarului, energia electrică pentru utilaje, chiria spațiului de producție, uzura mașinilor. Toate acestea apar pentru că produci dulapul, nu pentru că faci marketing sau ții firma deschisă.

De aici vine prima diferență importantă: costul pentru a produce un bun nu este același lucru cu costul total al firmei. Cheltuielile de vânzare, marketing și cele administrative (contabil, director, birouri) se adaugă abia când vrei să vezi cât te costă, complet, să vinzi produsul, nu doar să îl faci.

De ce te interesează acest cost? Pentru că prețul de vânzare, marja de profit, deciziile de genul „merită să mai produc modelul acesta sau nu” se iau uitându-te la bani pe produs, nu la bani pe firmă. Iar fără un cost cât de cât clar, mergi pe ghicite.

Ce cheltuieli intră, concret, în cost

Contabilii împart cheltuielile în costuri directe și costuri indirecte de producție. Ideea nu este de teorie, ci de disciplină: ce poți lega direct de un produs și ce trebuie împărțit între mai multe produse sau serii.

La costuri directe intră acele cheltuieli pe care le poți pune fără discuție pe un produs anume: știi exact cât ai consumat pentru el și cât ai plătit.

  • Materii prime și materiale directe: ingredientele dintr-un tort, lemnul și accesoriile dintr-un dulap, textilele dintr-un tricou personalizat.
  • Manoperă directă: orele de lucru ale oamenilor care produc efectiv (tâmplar, cofetar, operator utilaj), plătite cu salariu sau la bucată.
  • Servicii direct legate de produs: tăiere, gravare, ambalaj special cumpărat doar pentru acel produs.

Costurile indirecte de producție sunt cele fără de care nu poți produce, dar pe care nu le poți lega de un singur produs. Aici intră, de regulă, energia pentru utilaje, chiria și utilitățile spațiului de producție, salariile personalului de supraveghere (șef de secție, maistru), consumabilele generale și amortizarea utilajelor (adică împărțirea în timp a costului cu echipamentele).

Un exemplu simplu: atelierul tău are aceeași factură la curent, indiferent că într-o lună faci 50 sau 70 de piese de mobilier. Nu poți spune că factura X este pentru produsul A și altă parte pentru produsul B; o vei repartiza proporțional, după un criteriu ales (ore de funcționare, număr de bucăți, valoare materiale).

Ceea ce vedem la multe firme mici este că toate aceste cheltuieli indirecte sunt lăsate la „și altele”. Se urmăresc ingredientele sau materia primă, uneori, salariile, iar restul se tratează ca un fond comun, fără legătură cu produsele. De aici vin prețuri făcute „la ochi” și surpriza neplăcută când nu mai rămân bani la final de lună.

Cum poți calcula simplificat, fără să fii contabil

Nu ai nevoie de soft sofisticat ca să ai o imagine de bază. Te ajută să gândești în doi pași: întâi costul direct pe produs, apoi o parte din cheltuielile generale de producție alocată acelui produs.

Să zicem că ai o mică cofetărie care produce un anumit tort. Într-o lună, faci 100 de torturi din același tip. Poți aduna ușor: câte ingrediente intră pe un tort, cât costă, câte ore de lucru sunt pentru un tort și cât reprezintă acele ore din salariul cofetarului. Asta îți dă un cost direct unitar rezonabil.

Pasul al doilea este să iei cheltuielile de producție care nu se văd în rețetă: chiria laboratorului, energia, gazul, detergenții, salariul ajutorului de laborator, eventual service pentru cuptor. Le aduni la nivel de lună, apoi împarți la numărul de torturi produse (nu doar tipul acesta, ci tot ce produci) și vezi cât revine, în medie, per tort.

Aici apar de obicei discuțiile: ce criteriu folosești, cum împărți între produse diferite, ce faci cu pierderile și rebuturile. La multe firme mici, un prim pas sănătos este măcar să știi câți bani se duc lunar în aceste cheltuieli indirecte și să îți propui să recuperezi, prin preț, o parte clară din ei pentru fiecare produs.

Dacă vinzi și angro, și retail, sau produci serii diferite, lucrurile se complică și e bine să implici contabilul sau un specialist în contabilitate de gestiune. Dar chiar și un calcul simplificat îți arată dacă prețurile actuale acoperă măcar costurile directe plus o parte din cele indirecte, sau dacă unele produse sunt, de fapt, „produs pierdut”.

Ce greșeli apar des în calcul și în decizii

Greșeala clasică la firmele mici de producție este să ia doar materia primă, să o înmulțească cu doi sau trei și acesta să fie prețul. Pentru o perioadă, poate părea că merge. În timp, salariile cresc, chiria se modifică, utilitățile urcă, iar marja ta se topește fără să știi de ce.

O altă capcană este să nu incluzi manopera și să tratezi timpul tău sau al angajaților ca pe un „bonus”. Dacă tu, ca asociat, muncești efectiv în producție, munca ta are un cost, chiar dacă nu îți dai salariu oficial pentru ea. Dacă nu îl iei în calcul, nu vezi adevăratul cost și iei decizii de preț prea optimiste.

Se mai întâmplă des să fie amestecate costul de producție și cheltuielile de vânzare. Transportul la client, comisioanele platformelor online, ambalajul special pentru curier, comisioanele bancare, bugetul de reclame și salariile oamenilor de vânzări nu intră în mod normal în costul de producție, ci într-un cost complet pe produs, folosit pentru decizii de preț și strategie.

În momentul în care nu faci această separare, nu mai știi unde „se rup” banii: în fabrică sau în felul în care vinzi. Iar când vrei să optimizezi, tai poate reclamă sau comision de vânzare, deși problema era că produceai prea scump sau aveai pierderi mari la producție.

Un semn clar că ai nevoie să îți clarifici costurile este când ai produse care se vând bine, cifra de afaceri crește, dar profitul nu se mișcă sau chiar scade. De multe, exact produsele cele mai populare sunt subcotate, pentru că nimeni nu le-a mai recalculat costul de ani de zile.

Întrebări frecvente

Intră cheltuielile de marketing în costul de producție?

De regulă, nu. Marketingul, comisioanele de vânzare, transportul la client și ambalajul de prezentare se tratează ca cheltuieli de vânzare. Le poți include într-un cost complet pe produs, dar sunt separate de costurile de producție.

Se aplică aceleași principii și pentru servicii, nu doar pentru fabrici?

Da, însă acolo „producția” este timpul și munca oamenilor. Costurile directe sunt salariile și eventual materiile folosite, iar cele indirecte sunt chiria, utilitățile și alte cheltuieli ale echipei care livrează serviciul.

Pot să calculez singur costurile sau am nevoie de contabil?

Poți face un calcul de bun-simț singur, cu cifrele pe care le ai deja. Pentru structuri mai complexe, produse multe sau serii diferite, ajută să lucrezi cu contabilul sau cu un specialist în costuri, măcar pentru setarea metodei.

Oricât de mică e firma, dacă produci ceva fizic sau un serviciu repetitiv, merită să știi măcar aproximativ cât te costă să îl livrezi. Nu pentru a avea un excel perfect, ci pentru a nu munci un an întreg la un produs care „se vinde”, dar îți mănâncă profitul din restul afacerii.

Acest articol are rol informativ și explică principii generale de calcul al costurilor. Nu înlocuiește consultanța unui contabil, consultant fiscal sau specialist în contabilitate de gestiune pentru situația concretă a firmei tale.