Te gândești să extinzi activitatea și să mai adaugi un cod CAEN la firmă, dar ți se pare că te pierzi între formulare, Rev. 3, hotărâri AGA și termene limită? Nu ești singurul. Din 2025, odată cu trecerea la CAEN Rev. 3 și noile reguli ONRC, procedura pentru extinderea obiectului de activitate s-a schimbat destul de mult, iar în 2026 e foarte ușor să faci o greșeală care să te coste timp și bani.

Ce înseamnă, concret, să adaugi un cod CAEN nou în 2026

Adăugarea unui cod CAEN nou la o firmă existentă înseamnă, juridic, modificarea obiectului de activitate. Asta se face printr-o mențiune la Oficiul Național al Registrului Comerțului (ONRC), nu printr-un simplu e-mail sau o notă internă în firmă.

Din 1 ianuarie 2025, România folosește oficial clasificarea CAEN Rev. 3, iar pentru firmele care aveau codurile stabilite pe vechea clasificare (Rev. 2) este obligatorie actualizarea la noua structură, în termen de 18 luni de la 25 martie 2025, adică până la 25 septembrie 2026, conform unor ghiduri de specialitate care citesc actele normative oficiale.

În practică ai două situații:

  • ai deja coduri CAEN și doar le actualizezi din Rev. 2 în Rev. 3, fără să schimbi efectiv ce faci în firmă – asta este considerată „actualizare”;
  • vrei să faci activități noi (de exemplu treci de la comerț online la servicii de consultanță) sau adaugi coduri suplimentare – asta este modificare a obiectului de activitate, cu documente mai multe.

Adăugarea unui cod nou intră în a doua categorie, chiar dacă, uneori, faci în același timp și actualizarea la Rev. 3.

Pasul 1: verifică ce cod CAEN îți trebuie, în varianta Rev. 3

Înainte să ajungi la acte și formulare, trebuie să știi exact ce cod vrei să adaugi. Nu e detaliu minor, pentru că din CAEN Rev. 3 unele activități s-au spart în multe coduri noi. Un exemplu des întâlnit în ghiduri de specialitate: codul vechi 4791 (comerț prin corespondență sau internet) se poate traduce în până la câteva zeci de coduri noi, în funcție de ce vinzi, cum vinzi și prin ce canal.

Câteva idei practice pentru acest pas:

  • uită-te pe nomenclatorul CAEN Rev. 3 și caută după cuvintele cheie care descriu activitatea ta reală, nu ceea ce pare „mai larg” sau „mai generic”;
  • alege codul sau codurile care corespund exact serviciilor sau produselor pe care intenționezi să le facturezi efectiv;
  • decide de la început dacă noul cod va fi obiect principal sau secundar – pentru creditări, finanțări sau proiecte europene contează mult cum îl poziționezi.

De regulă, obiectul principal ar trebui să fie codul pentru care estimezi că vei avea cele mai mari venituri, iar restul rămân ca activități secundare. Dacă schimbi și obiectul principal, practic faci o modificare mai amplă a actului constitutiv, nu doar o mențiune mică.

Pasul 2: pregătește hotărârea de extindere a obiectului de activitate

Orice adăugare de cod CAEN se bazează pe o decizie a asociaților. Fără ea, ONRC nu operează modificarea. Forma depinde de tipul de societate:

  • la SRL cu asociat unic – ai nevoie de decizie a asociatului unic privind modificarea/ completarea obiectului de activitate;
  • la SRL cu mai mulți asociați – ai nevoie de hotărâre a Adunării Generale a Asociaților (AGA), cu cvorumul și majoritatea prevăzute în actul constitutiv;
  • la SA sau alte forme – se aplică regulile proprii privind adunările generale, dar logica rămâne aceeași: trebuie să existe un act modificator adoptat corect.

În hotărâre trebuie să apară clar:

  • ce cod sau coduri CAEN noi se introduc;
  • dacă se schimbă și obiectul principal de activitate sau doar se adaugă activități secundare;
  • mandatarea unei persoane (administrator, împuternicit) pentru depunerea actelor la ONRC.

Este important ca formularea să fie coerentă cu viitorul act constitutiv actualizat</strong: obiectul de activitate trebuie să apară identic în cele două documente.

Pasul 3: actualizează actul constitutiv cu noul cod CAEN

Pasul următor este întocmirea unei versiuni actualizate a actului constitutiv, în care introduci noul cod (sau noile coduri) CAEN, deja în varianta Rev. 3. Ghidurile și explicațiile privind aplicarea Legii 265/2022 arată că obiectul de activitate trebuie să fie aliniat la CAEN Rev. 3, iar modificările se reflectă în actul constitutiv sau statut.

Câteva detalii utile aici:

  • la multe societăți este mai ușor să reiei toată lista de activități și să o rearanjezi pe structura nouă, nu doar să „îndeși” codul nou la final;
  • verifică să fie trecut atât domeniul, cât și clasa CAEN pentru obiectul principal, conform structurii Rev. 3;
  • ai grijă la activitățile pe care nu le mai desfășori: legislația actuală tinde să descurajeze păstrarea în acte a codurilor „latente”, pe care nu le folosești în realitate, după cum reiese din interpretările curente ale Legii 265/2022 în materiale de specialitate.

    În practică, mulți antreprenori profită de acest moment ca să „facă curățenie” în lista veche de CAEN-uri: scot ce nu mai e relevant, actualizează la Rev. 3, apoi adaugă codurile noi de care au nevoie pentru extindere.

    Pasul 4: pregătește dosarul pentru ONRC – ce acte se cer de regulă

    Ghidurile recente despre adăugarea unui cod CAEN în 2026 arată, în linii mari, același pachet de documente, chiar dacă formularele concrete pot fi adaptate sau actualizate de ONRC.

    În mod obișnuit, pentru o societate deja înmatriculată ai nevoie de:

    • cererea de înregistrare mențiuni (formular tip ONRC, completat pe portal sau la ghișeu), unde bifezi modificarea obiectului de activitate;
    • hotărârea de asociat unic/AGA privind extinderea obiectului de activitate și adăugarea codului nou;
    • actul constitutiv actualizat (în forma lui consolidată, cu toate articolele la zi);
    • declarație pe propria răspundere privind îndeplinirea condițiilor de funcționare, completată pe noile modele conforme cu Legea 265/2022 (la nivel de cod CAEN și locație);
    • copii după actele de identitate ale persoanelor care semnează sau ale împuternicitului;
    • dacă este cazul, împuternicire pentru persoana care depune actele, în condițiile precizate de ONRC pentru consilieri juridici, avocați sau alte persoane împuternicite.

    Taxele pentru asemenea mențiuni pot fi reduse sau chiar inexistente în anumite perioade ori pentru anumite operațiuni (de exemplu simple actualizări), dar valorile concrete se consultă în tarifele ONRC sau se confirmă direct cu un profesionist. Nu are rost să ghicești cuantumul, pentru că se poate modifica de la un an la altul.

    Pasul 5: depunerea online sau la ghișeu și ce urmează

    În 2026, majoritatea modificărilor de acest tip se pot face online, prin portalul ONRC, cu semnătură electronică. Procedura clasică, la ghișeu, rămâne disponibilă, dar platforma online câștigă teren tocmai pentru că scutește drumuri și cozi.

    Pe scurt, fluxul arată așa:

    1. îți faci sau folosești un cont existent pe portalul ONRC;
    2. selectezi tipul de mențiune (modificare obiect de activitate, cu bifă separată dacă faci și actualizarea la CAEN Rev. 3, conform ghidurilor de utilizare publicate online);
    3. încarci documentele pregătite: hotărârea, actul constitutiv actualizat, declarația pe proprie răspundere, copii după acte de identitate, împuternicire;
    4. achită taxele aferente, dacă sunt datorate;
    5. semnezi electronic și trimiți dosarul în lucru.

    Statutul cererii poate rămâne „în procesare” câteva zile, în funcție de încărcarea oficiului. Din experiențele antreprenorilor povestite în spațiul public în vara lui 2026, termenele variază, dar nu este neobișnuit să aștepți mai mult de o săptămână pentru un răspuns în perioade aglomerate.

    După aprobare, vei primi rezoluția și actele actualizate (certificat constatator, după caz). Din acel moment, codul nou este oficial înregistrat la registrul comerțului.

    Ce trebuie să faci după ce ai adăugat codul CAEN

    Multe firme se opresc la ONRC și uită că schimbarea obiectului de activitate trage după ea și alte obligații. În 2026, interacțiunea dintre ONRC, ANAF și alte instituții este tot mai strânsă.

    Câteva lucruri de bifat după extinderea activității:

    • actualizarea vectorului fiscal la ANAF, dacă noua activitate schimbă modul de impozitare, tipurile de venituri sau obligațiile privind TVA-ul;
    • autorizarea activității la locul unde se desfășoară efectiv (sediu social sau punct de lucru). Regula generală desprinsă din interpretările recente ale Legii 265/2022 este că nu mai poți păstra în actul constitutiv coduri neautorizate „de rezervă” – ce ai în acte ar trebui să fie ceea ce chiar desfășori.
    • dacă lucrezi cu angajați la un punct de lucru unde desfășori noua activitate, fii atent la declarațiile specifice și la obligațiile de sănătate și securitate în muncă;
    • actualizează contractele comerciale, termenii și condițiile de pe site, polițele de asigurare sau regulamentele interne, acolo unde este cazul.

    Nu uita nici de partea de imagine: dacă intri într-o activitate nouă, poate fi momentul să revizuiești prezentarea firmei, descrierea de pe site, profilurile din rețelele profesionale și orice material care vorbește despre ce face compania ta.

    Capcane frecvente când adaugi un cod CAEN nou

    Procedura în sine nu este complicată, dar apar câteva capcane în care antreprenorii cad des, mai ales în contextul schimbării la CAEN Rev. 3 și al termenului din 25 septembrie 2026.

    • Să crezi că actualizarea la Rev. 3 este același lucru cu adăugarea de coduri noi. Actualizarea face doar conversia vechilor coduri în noua clasificare, pe când extinderea reală a activității presupune hotărâri, act constitutiv modificat, de multe, taxe suplimentare.
    • Să păstrezi în acte activități pe care nu le mai faci. Interpretările recente ale legislației indică o tendință clară de a lega mai strâns obiectul de activitate din acte de activitatea reală. Codurile „de rezervă” pot crea probleme la controale sau la finanțări.
    • Să emiți facturi pe un cod CAEN neînregistrat încă. Din discuțiile actuale din zona fiscală reiese aceeași idee: orice activitate pentru care emiți facturi trebuie să fie acoperită de un cod CAEN deja înregistrat la data respectivă.
    • Să uiți de obligațiile specifice noii activități (avize, notificări, autorizări locale, condiții speciale de depozitare etc.). ONRC îți înregistrează codul, dar nu verifică în detaliu dacă ai luat toate avizele posibile.

    Merită să apelezi la un specialist sau te descurci singur?

    Teoretic, un antreprenor atent poate parcurge singur toți pașii: alege codul, redactează hotărârea, actualizează actul constitutiv, completează cererea tip, semnează electronic și trimite prin portal. Practic, există câteva situații în care ajutorul unui consilier juridic, avocat sau consultant specializat în ONRC îți poate salva nervi și timp:

    • ai multe coduri vechi care se convertesc în zeci de coduri noi și nu e clar ce păstrezi și ce scoți;
    • schimbi și obiectul principal de activitate, nu doar adaugi un CAEN secundar mic;
    • firma urmează să intre într-un program de finanțare sau într-o procedură bancară unde orice eroare în obiectul de activitate poate întârzia dosarul;
    • nu vrei să înveți peste noapte subtilități de drept comercial doar pentru această operațiune.

    Totul pleacă de la un calcul simplu: cât te costă, în ore de muncă și potențiale greșeli, să faci singur procedura, față de onorariul unui specialist care face asta zilnic.

    Notă: Informațiile din acest articol au caracter general și nu înlocuiesc consultanța personalizată. Pentru decizii concrete privind modificarea obiectului de activitate sau adăugarea unui cod CAEN nou la firmă este recomandat să discuți cu un avocat, consilier juridic sau consultant specializat în drept comercial și proceduri ONRC.

    Extinderea activității prin adăugarea unui cod CAEN nou ar trebui să fie un pas de creștere, nu un motiv de stres birocratic. Cu actele pregătite corect, cu ochii pe termene, la nevoie, cu un profesionist alături, procedura se transformă din labirint administrativ într-un simplu pas înainte pentru firma ta.